Når vi hos danskitsikkerhed.dk støder pÃ¥ et nyt, webbaseret system, der handler om (ℹ) kommunikation, bliver vi naturligt nysgerrige efter at forstÃ¥ mere om, hvad systemet egentlig kan tilbyde. Og netop derfor har vi i dag kastet et hurtigt blik pÃ¥ det danske system Arcomus, som er bygget specifikt til at sikre bÃ¥de kommunikation og dokumentation i udlejningsejendomme. Det er vigtigt at understrege, at dette kun er en overfladisk gennemgang – der skal grundigere og mere omfattende tests til, før vi kan udgive en egentlig og dybdegÃ¥ende anmeldelse af systemet.
Ikke desto mindre giver et første kig et godt indtryk af, hvordan Arcomus er tænkt, og hvilke problemstillinger systemet forsøger at løse for ejere, bestyrelser og driftspersonale i udlejningsbranchen.
Enkelt system med gennemtænkt opbygning
Arcomus er et yderst enkelt og samtidig fuldt skalerbart system. Fordi det er internetbaseret, er det også helt og aldeles platformsuafhængigt og kan afvikles på både computere, tablets og smartphones. Det betyder i praksis, at man ikke er låst fast til en bestemt enhed eller lokation for at få adgang til sine data – noget der er særligt praktisk i en branche, hvor mange opgaver løses ude i felten. Systemet fremstår desuden yderst logisk og enkelt at bruge, hvilket sænker barrieren for nye brugere, der ikke nødvendigvis har en teknisk baggrund.
Den gennemtænkte opbygning betyder, at hver type interessent har sin helt egen adgang til data. Ejeren af en ejendom har fuld adgang til alt og dermed et yderst effektivt overblik over bÃ¥de kommunikation og dokumentation. Et andet datalag kan for eksempel stilles til rÃ¥dighed for bestyrelsen, som dermed fÃ¥r netop den information, der er relevant for deres arbejde – uden at drukne i detaljer, der hører til andre niveauer i organisationen. Et tredje lag er reserveret til viceværten, der typisk har brug for et mere driftsorienteret overblik i sin daglige hÃ¥ndtering af ejendommen.
Denne opdeling af adgangsniveauer er interessant, fordi den afspejler en forståelse af, at forskellige brugere har forskellige behov. I stedet for at give alle adgang til alt – hvilket ofte skaber forvirring og uklarhed om ansvar – sikrer Arcomus, at hver bruger møder et system, der er skræddersyet til netop deres rolle.
Kommunikation med servicefolk og håndværkere
OgsÃ¥ servicefolk som forskellige hÃ¥ndværkere kan tilknyttes systemet og fÃ¥ direkte meddelelser fra beboerne eller viceværten om fejl og mangler. Det giver en hurtig evaluering af henvendelser, og det sparer mange forgæves hasteudkørsler til mindre ting, der sagtens kan vente til et planlagt besøg.
Denne form for struktureret kommunikation kan have stor betydning i praksis. Når henvendelser om fejl og mangler dokumenteres direkte i systemet, opstår der samtidig en historik, som både ejer, bestyrelse og servicefolk kan læne sig op af, hvis en sag senere skal genbesøges. Det reducerer risikoen for misforståelse mellem parterne og gør det lettere at prioritere, hvilke opgaver der kræver akut handling, og hvilke der kan planlægges ind i en normal arbejdsgang.
Prisen afhænger af behovet
Arcomus har ikke angivet priser pÃ¥ deres (ℹ) hjemmeside, og det er der en god grund til: Prisen pr. mÃ¥ned sammensættes nemlig 100 % efter behov, hvilket betyder, at ingen kunder kommer til at skulle betale for faciliteter, de ikke har brug for. Det giver en ren og effektiv prissætning, hvilket er en interessant og anderledes tilgang i forhold til det generelle marked, hvor faste pakkeløsninger ofte er normen.
Denne behovsbaserede model kan være en fordel for både små og store udlejere, da man i teorien kun betaler for de funktioner, man rent faktisk benytter. Samtidig kræver det, at man som kunde tager stilling til, hvilke moduler og funktioner der er relevante for netop ens ejendom eller portefølje – noget der understreger vigtigheden af en god dialog med leverandøren, inden man vælger sin løsning.
Sikkerhed og dokumentation i fokus
Sikkerheden synes at være helt i top, og der arbejdes med kontinuerlig backup af de mange data, der løbende genereres i systemet. For en branche, hvor både personoplysninger og vigtig ejendomsdokumentation opbevares digitalt, er det afgørende, at data ikke blot er tilgængelige, men også beskyttede mod tab og uautoriseret adgang.
Netop kombinationen af sikker kommunikation og pålidelig dokumentation er kernen i, hvad Arcomus tilbyder. Når beslutninger, henvendelser og aftaler bliver logget og gemt struktureret, opstår der en tryghed for alle involverede parter – både i det daglige samarbejde og i tilfælde af senere uenigheder, hvor dokumentation kan gøre en afgørende forskel.
Vi ser frem til at teste Arcomus mere grundigt og vil på et senere tidspunkt vende tilbage med en mere dybdegående anmeldelse, når vi har haft mulighed for at afprøve systemets funktioner i praksis.
